NIR la restaurant: când e obligatoriu și cum îl completezi corect pentru materii prime

Echipa H.E.S.T.I.A. · publicat 1 octombrie 2026

Contabilul îți cere NIR-uri, furnizorii îți trimit facturi în XML, pe hârtie sau pe WhatsApp, iar marfa ajunge la 7 dimineața, când în bucătărie nu are nimeni timp de acte. Mai jos găsești, pe scurt, ce e NIR-ul, când se face într-un restaurant și cum îl completezi pentru materii prime. Plus de ce o linie greșită la recepție iese la iveală mai târziu, în food cost.

Notă: textul de mai jos e un ghid practic, nu consultanță contabilă. Regulile exacte pentru firma ta (când faci NIR, cum îl arhivezi, ce preț folosești) le stabilești cu contabilul tău.

Ce este NIR-ul (nota de recepție și constatare de diferențe), pe scurt

NIR-ul, adică nota de recepție și constatare de diferențe, e documentul în care consemnezi ce ai primit de la furnizor, în ce cantități și la ce valoare. Tot pe baza lui încarci bunurile în gestiune.

Cele trei roluri ale NIR-ului: recepție, încărcare în gestiune, document contabil

1. Recepție: confirmi ce a intrat efectiv pe ușă (cantitate, calitate, termen de valabilitate).
2. Încărcare în gestiune: bunurile intră în stocul gestiunii (bucătărie, bar, depozit).
3. Document contabil: pe baza lui, ca document justificativ, se face înregistrarea în contabilitate.

Ce spune legislația (OMFP 2634/2015)

Documentele financiar-contabile, inclusiv nota de recepție și constatare de diferențe, sunt reglementate de OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, emis în baza Legii contabilității nr. 82/1991. Modelul formularului și normele de completare sunt în anexele ordinului, publicate separat în Monitorul Oficial. Pe portalul legislatie.just.ro anexa nu se poate citi integral. Așa că, înainte să te bazezi pe o formulare exactă, verific-o în textul oficial al anexei sau întreabă contabilul.

Când e obligatoriu NIR-ul într-un restaurant

Aici se încurcă cei mai mulți. „Facem NIR la tot” e la fel de riscant ca „nu facem NIR niciodată, avem factura”.

Situațiile descrise de norme (de verificat cu contabilul)

Normele de utilizare din OMFP 2634/2015 descriu cazurile în care se întocmește nota de recepție. Ghidurile contabile publicate (de exemplu contabilul.manager.ro și blog.smartbill.ro) le rezumă, printre altele, astfel:

• apar diferențe la recepție între factură și marfa primită;
• marfa vine fără documente de însoțire;
• cumperi de la persoane fizice;
• pe aceeași factură sunt bunuri pentru gestiuni diferite;
• gestiunea e ținută la preț de vânzare.

Lista de mai sus vine din surse secundare, nu direct din textul anexei. Folosește-o ca punct de plecare pentru discuția cu contabilul, nu ca regulă finală.

Materii prime la preț de intrare vs mărfuri la preț de vânzare (bar, băuturi revândute)

Într-un restaurant ai, de obicei, două feluri de bunuri:

• Materii prime (carne, lactate, legume, făină): intră în rețete și ies din gestiune prin bon de consum. Sursele contabile pentru HoReCa (horeca.aristudio.ro, auditeam.ro) descriu înregistrarea lor la costul de achiziție.
• Mărfuri revândute ca atare (apă, sucuri, bere îmbuteliată): pot fi ținute altfel, uneori la preț de vânzare, în funcție de politica firmei.

Dacă barul și bucătăria sunt gestiuni separate, discută cu contabilul cum împarți recepția.

Când e suficientă factura sau avizul

Pentru livrările fără probleme, unele firme fac recepția direct pe baza facturii sau a avizului, fără NIR separat. Dacă merge așa și la tine depinde de procedura internă stabilită cu contabilul și de felul în care sunt organizate gestiunile.

Cum completezi un NIR pentru materii prime (exemplu completat)

Câmpurile obligatorii

De regulă, un NIR conține:

• unitatea (firma) și gestiunea în care intră bunurile;
• numărul și data NIR-ului;
• furnizorul și documentul de însoțire (factură, aviz), cu număr și dată;
• pentru fiecare linie: denumirea produsului, unitatea de măsură, cantitatea din document, cantitatea recepționată, prețul unitar și valoarea;
• TVA-ul, dacă firma e plătitoare;
• semnăturile comisiei de recepție sau ale gestionarului.

Exemplu ilustrativ (cifrele sunt fictive, doar ca să vezi structura). Factura unui furnizor de carne și lactate, recepționată în gestiunea „Bucătărie”:

Pe linia de smântână nu încarci 10 kg în stoc, ci 9, cât ai primit. Asta e o diferență la recepție și trebuie consemnată (vezi mai jos).

Adaos 0 pentru materia primă care iese prin bon de consum

Pentru materiile prime, sursele contabile HoReCa descriu înregistrarea la valoarea de intrare, fără adaos comercial. Motivul: ieșirea se face prin bon de consum, iar marja apare în prețul preparatului din meniu, nu pe ingredient. La băuturile revândute, regula poate fi alta. Pune regula în scris, împreună cu contabilul, ca toți cei care fac recepția să o aplice la fel.

Diferențe la recepție: lipsuri, cantități greșite, marfă deteriorată

• Cântărește și numără înainte să semnezi pe documentul de livrare.
• Notează diferența pe loc: cantitatea reală, produsul deteriorat, termenul de valabilitate depășit.
• Anunță furnizorul și cere factură de corecție.
• Nu încărca în stoc cantitatea de pe factură dacă nu ai primit-o. Altfel, la inventar iese o lipsă de care bucătăria nu e vinovată.

NIR-ul și food cost-ul: de ce o linie greșită strică marja

Costul unui ingredient din rețetă vine din ce ai plătit pe el la recepție. Dacă la recepție:

• pui bucăți în loc de kilograme, costul pe porție sare sau scade de câteva ori;
• tastezi prețul cu TVA într-o coloană fără TVA, food cost-ul arată mai rău decât e;
• copiezi un preț vechi, nu vezi că furnizorul a scumpit.

Pe pagina de food cost vezi cum H.E.S.T.I.A. calculează costul din rețetă × vânzări și cum compară food cost-ul teoretic cu cel real. Dacă lucrezi pe Syrve, tot din costurile de la recepție se face și comparația prețurilor între furnizori. Oricât de bun ar fi calculul, cifrele ies corecte doar dacă recepția e corectă.

NIR din e-Factura: ce se poate automatiza și ce nu

XML-ul e-Factura vs poza facturii

Tot mai multe facturi de la furnizori vin și ca XML e-Factura, cu produsele, cantitățile și prețurile deja structurate. E cea mai curată sursă pentru recepție: nu mai tastezi nimic, doar verifici. Când ai doar hârtia, o poză sau un PDF, liniile trebuie întâi extrase din imagine, așa că verificarea ta contează și mai mult.

Cu NIR automat din factură, în H.E.S.T.I.A.:

1. încarci fotografia facturii, PDF-ul sau XML-ul e-Factura (inclusiv arhiva ZIP cu factura și semnătura);
2. sistemul extrage liniile și le potrivește cu catalogul sincronizat din POS-ul tău;
3. tu verifici și confirmi fiecare linie: poți corecta produsul, cantitatea sau prețul. Până nu confirmi fiecare linie, ce a extras H.E.S.T.I.A. rămâne doar o propunere.

Funcția e inclusă în pachetele Pro (449 lei/lună) și Rețea, nu în Start (199 lei/lună). Trial-ul de 21 de zile pornește pe Pro, deci o poți testa înainte să plătești. Detalii pe pagina de prețuri.

Îți păstrezi POS-ul. H.E.S.T.I.A. nu înlocuiește casa de marcat și nici sistemul de gestiune. Se conectează la POS-ul tău actual, lucrează peste el și te ajută să iei decizii din datele pe care le ai deja. Lista conectorilor e pe pagina de integrări.

Ce rămâne în SPV/la contabil

H.E.S.T.I.A. nu este o suită SPV: nu emite facturi, nu validează la ANAF fluxul de e-Factura și nu înlocuiește spațiul privat virtual. Descărcarea din SPV, arhivarea și înregistrările contabile rămân la tine și la contabil.

Checklist de recepție pentru bucătărie (print-friendly)

• ☐ Documentul de însoțire (factură/aviz) e la mine și e pe firma corectă.
• ☐ Am cântărit/numărat fiecare produs înainte să semnez.
• ☐ Am verificat temperatura la produsele refrigerate și congelate.
• ☐ Am verificat termenele de valabilitate și ambalajele.
• ☐ Unitățile de măsură de pe factură corespund celor din gestiune (kg vs buc vs bax).
• ☐ Am notat orice diferență și am anunțat furnizorul.
• ☐ Am separat marfa pentru bar de cea pentru bucătărie, dacă sunt gestiuni diferite.
• ☐ Prețurile de pe factură seamănă cu ultimele recepții (fără salturi neexplicate).
• ☐ Documentele ajung la contabil în termenul stabilit.

Pentru inventarul de la final de lună, vezi și gestiunea de stoc și inventarul din fotografie (Pro și Rețea, cu confirmare umană a liniilor).

Întrebări frecvente

Este obligatoriu NIR-ul pentru fiecare factură la restaurant?

Nu neapărat. Normele din OMFP 2634/2015 descriu situațiile în care se întocmește nota de recepție și constatare de diferențe, iar sursele de specialitate le rezumă de obicei așa: diferențe la recepție, bunuri fără documente de însoțire, achiziții de la persoane fizice. Textul anexei nu apare integral pe portalul legislativ, așa că regula aplicată la tine o stabilești cu contabilul.

Ce adaos comercial pun pe NIR pentru materiile prime?

În practica descrisă de sursele contabile pentru restaurante, materiile prime care intră în rețete se înregistrează de regulă la costul de achiziție, fără adaos, pentru că ies din gestiune prin bon de consum, nu prin vânzare directă. Pentru mărfurile revândute ca atare, de exemplu băuturile îmbuteliate, politica poate fi diferită. Stabilește regula cu contabilul tău.

Se face NIR la bon fiscal?

Depinde de procedura firmei. Dacă ai cumpărat marfă cu bon fiscal și o încarci în gestiune, ai nevoie de un document care consemnează recepția. Dacă acel document e NIR-ul, felul în care îl completezi și îl arhivezi îl stabilești prin procedurile interne ale firmei, împreună cu contabilul.

Pot face NIR-ul pornind de la e-Factura?

Da, poți pleca de la XML-ul e-Factura, unde liniile, cantitățile și prețurile sunt deja structurate. În H.E.S.T.I.A., în pachetele Pro și Rețea, încarci XML-ul, PDF-ul sau poza facturii, sistemul extrage liniile și le potrivește cu catalogul sincronizat din POS-ul tău, iar tu confirmi fiecare linie. Nu înlocuiește SPV-ul ANAF și nici POS-ul.

Ce fac dacă marfa livrată diferă de factură?

Consemnezi la recepție ce ai primit efectiv: cantitatea reală, lipsurile, produsele deteriorate. Potrivit ghidurilor contabile, diferențele la recepție sunt unul dintre cazurile în care se întocmește nota de recepție și constatare de diferențe. Anunță furnizorul, cere factură de corecție și nu încărca în stoc cantitatea de pe factură dacă nu ai primit-o.

De ce contează NIR-ul pentru food cost?

Costul de achiziție de la recepție e prețul pe care se calculează costul fiecărui ingredient din rețetă. Un preț greșit sau o unitate de măsură greșită, de exemplu bucăți în loc de kilograme, îți umflă sau îți subestimează food cost-ul. O recepție corectă înseamnă cost pe porție corect și o comparație reală între furnizori.

Ai factura în XML, PDF sau poză? Încearcă NIR automat din factură în trial-ul de 21 de zile (pornește pe Pro): încarci factura și verifici liniile; pe Syrve, NIR-ul confirmat alimentează food cost-ul și comparația furnizorilor. Îți păstrezi POS-ul pe care îl ai deja.